+36 1 815 3600

Digital Mailroom
- Érkeztetés, iktatás

Kezeld egyszerre egy átlátható digitális dokumentum tároló rendszerben a digitális, és fizikális formátumú beérkező és kimenő küldeményeket! Olvasd a postán érkezett leveleidet e-mailben, és postázz nyomtatott leveleket e-mailből egyszerűen!

Vedd fel velünk a kapcsolatot!
workflow automation digital mailroom banner - three people looking at computer screen

Digital Mailroom
- Érkeztetés, iktatás

Kezeld egyszerre egy átlátható digitális dokumentum tároló rendszerben a digitális, és fizikális formátumú beérkező és kimenő küldeményeket! Olvasd a postán érkezett leveleidet e-mailben, és postázz nyomtatott leveleket e-mailből egyszerűen!

Vedd fel velünk a kapcsolatot!

  1. Honlap
  2. Workflow Automation - Folyamatautomatizálás
  3. Digital Mailroom - Érkeztetés, iktatás

A vállalati küldemény kezelés kihívásai

Valószínűleg számodra sem ismeretlen kihívás a vállalathoz beérkező digitális és analóg dokumentumok tömkelegének kezelése. A papíralapú dokumentumok több nehézséget okozhatnak a mindennapos munka során, hiszen csökkentik az alkalmazottak hatékonyságát és megnehezítik az információbiztonsági-, és adatvédelmi előírásoknak való megfelelést. Emellett, a digitális dokumentumok e-mail fiókból való visszakeresése nehézkes, és időigényes. A két rendszer összeegyeztetése már-már lehetetlen feladatnak tűnhet, így nem csoda, hogy az olyan vállalatok, akik nem automatizálják postai folyamataikat, vagy nem rendelkeznek archiváló rendszerrel, számottevő hatékonyság csökkenést tapasztalhatnak.

Digitalizáld és automatizáld postai folyamataidat, és feledkezz meg a papírokról

Digitalizáld dokumentumaidat már a kézhezvétel pillanatában az Iron Mountain®Digital Mailroom segítségével, és élvezd ki a postai digitalizáció előnyeit. Feledkezz meg a papírfüggőségről, és teremts kollégáidnak olyan munkakörülményeket, melyek támogatják a távoli hozzáférést, és a home office-t.


Digital Mailroom: A digitális iratkezelés szakértője

A blue circular icon with a white checkmark on it

Egységes megoldás a dokumentumok tárolására és kezelésére

Az Iron Mountain®Digital Mailroom egy rendszerbe integrálja a fizikai és a digitális küldeményeket, így Neked és csapatodnak már nem kell két különféle dokumentum kezelési folyamatot, és tárolási metódust fenntartanod. A digitális iratkezelésnek köszönhetően a digitális transzformáció útjára léptetheted vállalatodat, miközben a kiadásokat is csökkented.

Blue icon of a group of three people

Engedd, hogy egy szakértő csapat dolgozzon helyetted

A küldeményekkel kapcsolatos bejövő és kimenő feladatokat, mint például a fizikai küldemények érkeztetése és digitalizálása, vagy a kimenő postai levelek kezelése, az Iron Mountain® szakképzett kollégái végzik el, így Neked már csak az iratok iktatására, és a belső folyamatok automatizálására kell összpontosítanod.

Blue icon of digital files and a checkmark

Növeld az adatbiztonságot, és felelj meg az adattárolási előírásoknak

A digitális archiváló rendszer lehetővé teszi, hogy elektronikus dokumentum adatbázisodhoz csak az férjen hozzá, akinek valóban szüksége van rá munkája során. Ezzel a megoldással elkerülheted, hogy az érzékeny személyes-, vagy vállalati adatok jogosulatlan kezekbe kerüljenek.

Blue icon of a newspaper

Magyar Posta ZRT. integráció

A Digital Mailroom Magyar Posta Zrt. rendszerébe való integrációjával egyszerűsítheted a kimenő leveleid postai átadását, valamint használatával Te is kiélvezheted azEpostakönyvadta előnyöket. Az integrációnak hála automatizálhatod az elektronikus feladójegyzék (EFJ) generálását, majd a feladást követően az e-tértirevények (EKI) automatikusan letöltődnek és iktatásra kerülnek a konkrét ügyhöz. Kimenő leveleid kezelése nem is válhatna ennél egyszerűbbé!

Blue icon of a document with the upper left corner folded over

Mi történik a fizikai küldeményekkel a digitalizálás után?

Az Iron Mountain®világszínvonalú irattár rendszere garantálja a biztonságos, jogszabályoknak megfelelő archiválást, indexálást és könnyű előkereshetőséget. A papíralapú példányok azonnali irattározásával a bejövő és kimenő küldemények könnyen visszakereshetővé, és elérhetővé válnak. Ha fizikális dokumentumaidra már nincs szükséged, vagy lejárt az élettartamuk, bizalmas iratmegsemmisítési szolgáltatásunk igénybevételével búcsút mondhatsz nekik, miközben 100%-ban eleget teszel az adatkezelési előírásoknak.
A blue icon of a cloud with an arrow pointing up into the cloud

Mi történik a digitális példányokkal?

一个digitalizalt peldanyok az adatvedelmi előirasoknak (GDPR, PCI-DSS, stb.), és a legszigorúbb nemzetközi információbiztonsági szabványoknak megfelelő publikus vagy privát felhő alapú rendszerbe kerülnek eltárolásra. Ennek köszönhetően az adatokat biztonságosan tárolhatod a felhőben egy modern IT infrastruktúrán, ami az IT osztályod felesleges terhelése nélkül oldja meg a hozzáférések kezelését, és a legkorszerűbb IT biztonsági elvárásoknak való megfelelést.
Digitize

Fogadd a bejövő elektronikus küldeményeket egy központi rendszerben

Az Iron Mountain®Digital Mailroom egy rendszerbe integrálja a következő fizikai és digitális kommunikációs csatornákat: futár, posta, postafiók, Cégkapu, NAV számla, email, web. Ennek eredményeképpen a Cégkapun, Hivatali Kapun, NAV számla interfacen, weboldalon, vagy az e-mailen keresztül küldött küldemények érkeztetése teljesen központosítottá, és egységessé válik.
icon-laptop-profile-screen-blue-svg

Élvezd ki a nagyvállalati igényekre szabott jogosultsági besorolásokat, és hozzáférés-kezelést

Az Iron Mountain®Digital Mailroom lehetővé teszi a nagyvállalati igényeknek megfelelő hozzáférés-kezelést, és a kifinomult feladat kiosztási rendszerek létrehozását. A funkciók között elérhető a besorolások, hozzáférések naplózása, valamint a verziókövetés is, ami még egyszerűbbé, és követhetőbbé teszi a távmunkát, és a csoportmunkát.

Milyen üzleti előnyeid származnak a küldemény kezelés digitalizációjából?

A blue icon of three cog wheels

Hatékonyságnövelés

A gördülékeny működésnek, és az alacsony üzemeltetési költségeknek köszönhetően jelentősen növelheted a küldemények feldolgozásának és iktatásának sebességét, és hatékonyságát. Ezzel egy időben nem csak a munkavállalókat szabadítod meg a monoton feladatoktól, hanem a folyamat automatizálás miatt az emberi figyelmetlenségből eredő hibák mennyiségét is csökkented.
Blue icons of two hands doing a handshake

Javuló ügyfélélmény

Az egységes, és automatizált folyamatoknak köszönhetően kollégáid már teljes mértékben az ügyfelek elégedettségére fókuszálhatnak. A mindennapos elakadások, felmerülő problémák megoldása helyett az ügyfelek és partnerek igényeinek kielégítésével foglalkozhatnak, ami garantáltan jó hatással lesz az ügyfélélményre.
Location

Online postai szolgáltatások bármikor, bárhonnan

A digitális postai szolgáltatásnak, és a dokumentum tároló rendszernek hála bármikor, és bárhonnan hozzáférhetsz a bejövő és a kimenő postai szolgáltatásokhoz. Ennek köszönhetően a távoli munkavégzés is elérhetővé válik, legyetek akár otthon, akár a világ másik felén.
Blue icon of a padlock

Biztonságos dokumentumkezelés

A Digital Mailroom-nak köszönhetően már nem kell tovább aggódnod az analóg dokumentumokon lévő adatok biztonsága miatt. Az általunk használt archiváló rendszer biztonságos, és zárt, valamint auditált dokumentumkezelést tesz lehetővé.
A blue icon of a building

Helymegtakarítás és költségcsökkentés

A bejövő és kimenő iratok digitalizálása-, és az Iron Mountain®irattároló megoldása miatt megszabadulhatsz a nyomtatott dokumentumok tárolásából eredő költségektől. A postázó helyiség teljesen felszabadíthatóvá válik, ezáltal vagy a bérleti költségek csökkenthetőek, vagy a terület más üzleti funkciók szolgálatába állítható.
Blue icon of money

Nincs előzetes beruházási költség

Más megoldásokkal ellentétben a Digital Mailroom egy kiszámítható havidíjas konstrukciót kínál rejtett költségek, vagy előzetes beruházási költség nélkül. Emiatt valóban teljesen kiszámíthatóvá válik a teljes vállalat dokumentum kezelésének díja.
Digital Mailroom - Érkeztetés

Digital Mailroom - Érkeztetés, iktatás

Tudj meg többet szolgáltatásunkról!

Letöltöm

Nem kell aggódnod a bonyolult üzleti integráció, vagy a nehéz átállás miatt

Indulo koltsegek nelkul

Az Iron Mountain®Mailroom szolgáltatás bevezetése nem igényel kezdeti beruházást, sem más indulási költségeket. Nincsenek váratlan költségek, csak előre tervezhető, fix havi díj.

Skálázhatóság

A Mailroom szolgáltatás érzéketlen a terhelésre. Legyen az folyamatos növekedés vagy időszakos csúcsterhelés, a szolgáltatás gyorsasága és hibamentessége biztosított.

Gördülékeny átállás

A rendszer mind a meglévő, mind az új munkatársak által gyorsan megtanulható. A Mailroom átlátható, és egyszerűen kezelhető platformjának hála nem kell aggódnod a hetekig, akár hónapokig tartó, bonyolult digitális átállási folyamatok miatt.

Testre szabott szolgáltatáscsomagok

Válaszd ki a céged számára leginkább megfelelő csomagot, és kezd el küldeményeid kezelésének digitalizálását még ma!

Essential

A postázásért felelős felhasználók kapnak jogosultságot küldemények fogadására és kimenő küldemények iktatására. A szervezeten belüli irattovábbítás e-mailben történik.

Professional

A postázó a megkapott iratokat szervezeti egységekre szignálja. A szervezeti egységekhez tartozó titkárságok továbbítják az adott dokumentumokat a címzetteknek.

Enterprise

Az iratátadás és nyomon követés teljesen digitálisan valósul meg. Beépített automatizmusok alapján a küldemények az előre megadott felhasználók számára kerülnek azonnal kiszignálásra.

KAPCSOLÓDÓ SZOLGÁLTATÁSOK

Iron Mountain - Munkafolyamat automatizálás - Accounts payable - számlázás - munkatársak dolgoznak egy táblagépen

Accounts Payable - Bejövő számlakezelés

Beérkező papír- és elektronikus számlák egységes kezelése. Bármikor, bárhonnan.
Accounts Payable
Iron Mountain - Accounts receivable - Dolgozó végzi a munkáját laptop és tablet segítségével

Purchase Management - Beszerzési folyamatok kezelése

Letisztult, könnyen követhető beszerzési folyamatok kialakítása
Purchase Management
Iron Mountain - Szerződések kezelése - Egy nő dolgozik a laptopján

Contracts Management - Szerződések kezelése

Munkavállalói adatok kezelése a jogszabályi előírásoknak megfelelően
Contract Management

KAPCSOLÓDÓ TARTALMAK

LÉPJEN VELÜNK KAPCSOLATBA

Ugyfelszolgalatunk segit一lehetőleggyorsabban我gválaszolni kérdéseit, valamint bármikor kapcsolatba léphet velünk amikor Önnek megfelel.

Kapcsolat
white phone icon+36 1 815 3600
business women

LÉPJEN VELÜNK KAPCSOLATBA

Ugyfelszolgalatunk segit一lehetőleggyorsabban我gválaszolni kérdéseit, valamint bármikor kapcsolatba léphet velünk amikor Önnek megfelel.

Kapcsolat
white phone icon+36 1 815 3600