铁山Smart Sort
大量实体文件排序、整理和管理
铁山Smart Sort
大量实体文件排序、整理和管理
把杂乱无章的文档和数据分类
杂乱无章的文件和没有条理的数据不仅烦人，而且是一种负担，不仅会增加存储成本，加大诉讼的风险，并阻碍关键信息的流通。
但是，如果您可以有效地将杂乱文章的文件进行分类，并清楚得知道什么需要保留，什么可以安全销毁，是否进行数字化，或提供资产剥离，法律事务或其他业务需要的内容，会怎么样？如果您可以在无需复杂、劳动密集型方案的情况下就可以完成这一切呢？
使用 Iron Mountain Smart Sort， 您就可以轻松做到，Smart Sort 是一种简单且经济实惠的解决方案，可以帮助您管理您的文件库存。
Iron Mountain Smart Sort 如何运作
使用Iron Mountain Smart Sort前
混合文件和时间日期的复杂性使您无法对文件库存做出合理的决定。
决定哪些文件需要保留、销毁或数字化。
Smart Sort流程
- 从文件箱中取出所有文件
- 扫描/输入文件识别码并接收即时排序结果
- 按销毁日期，文件类型、唯一识别码或任何您特定的方式，对文件进行排序和重新装箱
使用Iron Mountain Smart Sort后
在您的Smart Sort项目结束时，您将获得全面且最新的文件级别清单，以便您可以快速找到所需内容并启用持续的处置流程。
了解SMART SORT如何帮助您的业务
常见问题
我们可以在您的现场或我们的库内执行Smart Sort项目
我们将在Iron Mountain档案中心内整合所有文件，然后进行Smart Sort项目。在项目完成时，我们只存储那些需要保留的文档。Smart Sort流程中会识别已满足保留要求并且可以安全销毁的文件。经过清理后，您仅需要支付那些需要保留以满足遵从性需求的文件存储费来降低成本。
我们需要来自您核心业务的应用程序(患者主索引、保单或贷款管理系统、病例档案管理系统等)的信息以及最新的文件保留时间表。
是的，每个项目都是根据您的文件保留条件和特定要求为您量身定制的。
- 带有日期保留规则的核心业务文件（贷款、保单、索赔、患者记录、病例文件、人力资源记录等）可以从Smart Sort项目中收益最大
- 不建议使用公司/业务文件（工资单记录、发票等）
您可以选择要如何开展，可根据您的要求、目标和预算为您量身定制。
- Smart Sort根据您的文件保留方案和规则，来创建标准化的文件审查和处理方法。这种基于规则的方法使我们能够为您提供标准统一且合理的方案。
- 在Smart Sort流程结束时，为您提供文件级别的可视化报告以及每个文件的相应处置方式。此报告为您提供对每个文件执行的操作的最合理建议。
- 更多信息，请阅读SMART SORT提供了一个安全的处置的方式。
