正确地开始你的数字化转型之旅

数字化转型是采用或集成技术来改进业务流程。

信不信由你，直接走向扫描仪并不是数字化转型的第一步。虽然90.5%的组织已经实现了物理记录的数字化，以方便访问或安全保存*，但真正成功和可持续的数字化转型需要更具战略性的方法。

无论你是刚刚开始还是正在走向数字化，后退一步，评估你的实施策略，以确保你在前进的道路上实现你的业务目标，都是一个好主意。

开始你的数字化转型之旅

通过我们与不同行业客户数十年的合作经验，我们已经发现成功的数字化转型战略的五个关键步骤．当我们看到组织试图跳过自动化，他们经常卡住，因为他们没有做最初的基础工作。

在你开始你的数字化转型之旅之前，从前两个步骤开始是至关重要的:确定你拥有什么，并将你想要保留的东西数字化。这些步骤涉及很多内容，所以让我们深入研究一下。

什么要保留，什么要丢弃——识别您的记录

许多组织默认为“保留一切”文化—永久保留文件。但这既不划算，也不合规，也不实际。在走向数字化之前，有必要对你的记录库存有一个清晰的了解。

以下是在数字化之前确定记录价值时需要考虑的一些关键问题:

内容格式是什么?纸张、磁带、微缩胶片或电子文件等独特的内容类型有不同的用途。如果这些信息没有集成到统一的信息管理平台中，就没有有效的方法来获得有用的见解。亚博电玩
你如何对你的内容进行分类?无论是个人身份信息(PII)还是敏感的业务数据，按照符合行业标准和政策的方式对内容进行分类将有助于确保组织可以访问这些内容。
你如何处理你的内容?定义您的组织如何使用其记录，无论是用于日常工作还是实现长期业务目标。为了抵消操作上的低效率，可以通过将纸张转换为数字记录来寻找更容易或更有效的工作流程。
如何对内容进行优先排序?如果你不能在需要的时候获得特定的信息，这对你的业务来说是一个额外的成本。这会影响sla、人员、流程、客户、品牌，并最终影响组织的声誉。
内容在哪里?记录通常分布在不同的系统、应用程序、格式类型、部门和位置中，这使得管理它们具有挑战性和成本。

通过盘点你所拥有的东西，你可以避免一些常见的陷阱，比如:

这也防止了记录的过度保留，避免了由于保存数据的时间超过你应该的时间和在存储成本上花费更多而带来的风险。

数字转型旅程中一个重要但经常被忽视的部分包括制定公司的员工保留计划基于你所在行业的标准和政策。保存信息和系统地销毁记录是一枚硬币的两面。深思熟虑的保留为您的公司管理知识产权和支持业务流程的方式提供了信息。

我们发现，在将物理记录转移到数字环境时，跟踪事件日期可能是最大的挑战。当您有成千上万的箱子时，根据事件日期保存记录可能很难预测，在场外存储时保持最新的挑战性，并且索引成本很高。

有了可靠的记录保留计划，你将:

如果这看起来让人难以承受，别担心。我们已经帮你搞定．

好消息!在你确定了你的记录清单的内容并设置了你的保留时间表之后，现在是时候扫描你决定保留的文件了．一旦你知道你要保存什么以及保存在哪里，你将处于一个更好的位置，使扫描项目更有效和高效。

记录管理流程和程序很难控制，尤其是在不是数字格式的情况下。文档共享和协作对于您的业务成功至关重要，而将您的记录数字化使这一切成为可能。

现在您已经为成功的数字化转换奠定了坚实的基础(步骤1和步骤2)，您已经准备好构建一个面向未来的中央存储库，您的团队可以在其中进行访问和协作数字信息(步骤3)。您也更接近工作流自动化和解锁信息的下一个步骤，因此您的团队将能够简化业务流程并从您的数据中收集有价值的见解。

如果你不能参加我们的两部分AIIM系列网络研讨会，从纸到数字:数字转型之旅，你可以观看第一部分按需而且第二部分按需现在。

＊《经济学人影响》(Economist Impact)研究，铁山(Iron Mountain)资助