发表在2022年11月9日
美国的银行分支机构存储了成千上万的纸质客户记录，但自然灾害正在推动金融机构走向全面的分支数字化。今年秋季佛罗里达和加勒比地区的飓风季尤为活跃，这促使人们反思自然灾害对银行业的影响。自然灾害不仅会造成房屋损坏和燃料短缺，还会暂时削弱当地银行系统，使居民无法获得现金或无法进行重要的银行交易。由于分支机构的破坏或大面积的水损坏，客户的物理记录和操作记录有完全破坏的风险。作为一项长期业务弹性战略，银行正在投资数字化，以减少对纸质文件的依赖，以便在客户最需要获得金融资源时继续为客户服务。
我们将探讨数字化如何成为整体业务连续性战略的一部分，以确保银行在未来的自然灾害中具有更强的弹性水平。
什么有风险?
的研究麦肯锡公司发达市场的银行在2021年关闭了9%的分支机构，这是五年来最大的降幅，目的是重新评估现有的销售和服务方式。根据电脑每周在美国，65%的高管认为，基于分行的银行模式将在五年内消亡。许多分支机构的关闭是为了应对大流行引发的消费者行为变化——特别是加速转向数字渠道以及对实体渠道服务的需求减少。
然而，尽管最近有分支机构合并和关闭的趋势，结束美国仍有72,000家银行分支机构在营业纸质记录仍在推动许多银行业务。这些分支作为关键记录的历史存储:它们保存了用于日常业务交易和客户服务的数十年客户和操作文件。在自然灾害中，这些纸质记录往往处于危险之中。
影响是什么?
缺乏通道:在短期内，自然灾害可以使银行业务完全停止。今年夏天，肯塔基州发生洪灾时，美国货币监理署(Office of the Comptroller of the Currency)迫使美国各银行关闭零售网点数周。即使联邦存款保险公司安装了临时银行设施，对银行服务的高需求也超过了临时设施。
当飓风玛丽亚摧毁波多黎各时，它关闭了岛上的银行分支机构和其他机构。随着公民开始离开家园，确保他们有食物、燃料和水等必需品，获得金融机构的贷款也被证明是一个优先事项。
José拉斐尔Fernández, OFG Bancorp的首席执行官，在一份声明中说面试“客户意识到他们必须寻找燃料，他们必须做其他比去分支机构更重要的事情，比如去超市……突然之间，他们开始更多地使用手机。”在玛丽亚飓风之后，数字银行使公民能够通过移动设备访问银行服务和账户信息，但前提是他们的银行已经意识到并优先考虑以数字方式提供记录。受监管的客户文件永久丢失:由于水损坏，客户记录可能面临永久性损坏或丢失。在卡特里娜飓风和哈维飓风之后，银行与受污染的洪水和霉菌的影响作斗争。在墨西哥湾沿岸250家银行中，超过8000个保险箱和唱片储藏室因卡特里娜飓风而被淹先驱报．由于飓风“哈维”袭击休斯顿，在飓风过后很长一段时间内，记录中仍有残留的水和霉菌《纽约时报》．
《金融时报》上的一篇文章称，对于保管箱，没有任何相关的物理基础设施——银行金库、保险箱或金属存储容器——是防水的美国银行家．(出于这个原因，专家建议一个简单但有价值的步骤，在把物品存放在保险箱之前，把它们放进有拉链的塑料袋里，并对保险箱里的所有东西进行数字备份。)尽管存在普遍的误解，但银行和联邦存款保险公司都不对暴风雨、洪水、火灾或盗窃造成的保险箱损坏负责先驱报．然而，保险箱中重要记录的损坏和销毁仍在侵蚀消费者对银行的信任和信心。长期服务中断:即使电力恢复，大门可以打开，分支机构也被迫应对持续数月的挑战，比如邮件服务中断。根据摩根大通报告研究了飓风哈维和厄玛对金融的影响，飓风导致了账单和债务支付的中断，以及资金流入没有直接存入。许多家庭在开始他们的复苏之路时，已经拖欠了账单或债务。对于那些没有自动账单支付或直接存款的人来说，飓风可能会阻碍或破坏人们触发付款或获取纸质工资的能力。在这些危机时刻，一个允许路由、搜索和访问关键文档的安全系统是必不可少的。拥有一个灾难恢复站点作为运营后台办公室意味着银行可以在灾难发生时继续为客户提供服务。
你可以采取什么步骤来应对自然灾害?
当银行制定数字战略并实现其数字目标时，就为自然灾害防范奠定了基础。这些步骤提供了起点:
评估当前分支占用空间和分支内物理记录的状态。在进行数字化转型计划时，确定当前状态。以下是评估的关键类别:
体积:有多少文件?每个分支的记录占用空间是如何变化的?
档案管理:目前的储存条件如何?是否有一个文件存储在哪里或“盒子里有什么”的清单?
信息管理:哪些法规适用于这些文件?例如，签名卡是否有特定的存储要求?活跃账户还是封闭账户?
访问:现在如何管理这些文件，例如，如果出纳员需要访问客户记录?
数字存储库:是否存在一个现有的数字存储库，可以将这些文件存储为图像?
将现有的相关文件数字化，防止网络新文件的创建和存储。你可以与像Iron Mountain这样的供应商合作，有效地将你的文件数字化。作为这一市场的主要参与者，我们使用行业特定的最佳实践，每年对超过15亿份文档进行数字化。在扫描现有文件的同时，我们可以与您的记录管理人员合作，为新生成的文件创建数字操作计划，以确保它们在更新的生态系统中仍然可以访问。例如，我们最近与美国的一家零售银行合作，处理并数字化包含大量客户数据的相关纸质文件。这使得银行可以消除400多个分支机构的遗留文件。通过利用我们的智能文档处理(IDP)平台自动索引关键数据字段，相关银行利益相关者获得了以前无法获得的客户信息的可见性和访问权。
为“故障转移”站点建立应急和灾难恢复计划。由于数字化过程有助于分行经理为最坏的情况做准备，我们在最坏的情况发生时也有丰富的经验来降低风险。我们的数字化和数字后台办公室计划与自然灾害准备相关，但当客户需要应对COVID-19大流行的封锁限制时，我们是关键参与者。我们创建了“紧急收发室”，允许将寄往公司的文件重新发送。物理邮件是使用Iron Mountain Insight进行数字化的，这是一个允许索引关键字段的文档存储库。这个数字收发室的成功可以很容易地复制为灾难准备。
在极其脆弱的时期，建立和维护数字和无纸化基础设施是一种应急措施。它使客户能够体验不间断的服务，减轻自然灾害带来的风险和长期损害，而无需依赖其物理分支机构。银行还可以将后端业务外包给铁山的超级中心，这些中心位于不太容易受天气灾害影响的地区。我们的基础设施(托管数字文档)是有效hurricane-proof．
现实是，自然灾害是不可避免的，而且越来越普遍——从飓风到野火、龙卷风和洪水。这一风险将继续影响银行业以及所有其他重要行业。数字化还支持数据的集中化和可访问性，允许银行员工访问世界任何地区的关键文件，以帮助客户并保持业务尽可能顺利地运行。在业务弹性的新时代(包括应对自然灾害的要求)，对无纸化银行的需求比以往任何时候都更加重要。随着风险的急剧增加，以客户为中心的公司可以依靠他们的数字化努力从灾难中变得更加强大。
有关如何在灾难发生后为您的持续运营建立基础的更多信息，请联系Iron Mountain的数字银行专家Olivia Markbreiterolivia.markbreiter@ironmountain.com．