发表在2022年4月11日
无论您是在管理日常项目，还是在经历合并、收购或剥离等事件，如果遗留文件组织不当，您都无法做出战略性业务决策或实现目标。为了给他们的文件带来秩序和组织，许多记录和信息管理(RIM)专业人员试图自己做这项工作。亚博电玩但是，当你考虑到相关的风险、成本和资源的缺乏来优化过程时，它只会增加延长项目的机会，不是以最有效的方式来做，甚至完全停止。
正如我在我的最后一篇文章在美国，一种DIY(自己做)的记录管理方法，尤其是清理库存的方法，面临着挑战。这是压倒性的。它是资源密集型的。它让员工远离了他们的核心工作。
当谈到清理遗留的纸质文件时，我们看到组织正在努力克服以下三个主要挑战:
低能见度导致花费太多时间搜索文件，并且无法有效地做出关于保留、数字化或销毁哪些文件的合理决策。
混合记录类型和混合销毁日期使人难以自信地和防御性地采取行动。
缺乏具有成本效益的解决方案按销毁资格日期、记录类型、唯一标识符或其他要求对文件进行排序和重新组织。
传统唱片的挑战:我们从客户那里听到的
作为信息管理领域的领导者，我亚博电玩们经常从客户那里听到的是:“我们从哪里开始?”
考虑到这个遗留的清理问题已经存在了几十年，令人惊讶的是还没有人提供一个高效且经济的解决方案。我们传统的应对方法是索引所有文件，这样您就知道自己拥有什么文件，或者在您了解记录类型并能够正确应用决策的情况下帮助您执行工作。在大多数情况下，执行这两种选择中的任何一种的高成本都是不合理的。此外，事实证明，这两种选择都极具挑战性，难以高效和大规模地执行。我们听到的越多，就越意识到一定有更好的办法。
所以我们开始思考我们能做些什么。我们怎样才能使这个过程尽可能地无痛呢?我们知道，凭借我们经验丰富的团队和专有工具，我们最终可以帮助解决这个问题。
理念:利用技术自动化防御决策
我们与开发人员一起提出了一个计划，以一劳永逸地解决这个记录管理挑战。这就是背后的想法智能排序诞生了。
我们知道我们的解决方案必须是可防御的，因此关键是利用能够自动化文件级处置过程的技术。幸运的是，我们已经有了这项技术——我们只是需要以不同的方式使用它。这个新流程在全球范围内扩展也是至关重要的，因此我们设计了专门发生在我们现有运营平台中的工作流。
通过扫描文件ID(或手动钥匙)，我们可以根据客户的特定保留政策立即做出处置决定。此外，我们自动化了每个文件的单独索引和每个框内内容的描述。所以我们不再有多个接触点，我们也不再需要专门的人来执行流程的每一步。
反应:“哈利路亚!”
我们的客户对智能排序的反应非常热烈。当我和我的团队向一群RIM专业人士展示我们的新解决方案时，他们真的唱起了“哈利路亚!”另一位顾客说:“我以为我必须等到我的孙女工作了，这个问题才能解决。”
通过Smart Sort，我们帮助我们的客户:
快速准确地查找记录
减少档案管理程序的成本
简化可防御的决策
支持信息治理和业务目标
实现更大的遵从性
我们的客户发自内心的反应证明了我们持续的合作关系，以及为他们的关键业务挑战提供具有成本效益的解决方案的能力。有了智能分类，我们现在能够减轻客户的一些压力，消除了DIY的需要。
遗留记录清理是数字化转型旅程中的关键一步
如果没有一个有组织的记录库存，您的团队就失去了利用有价值信息的关键机会。通过智能排序过程，您可以轻松地识别应该向员工提供或对货币化、分析或其他业务计划有价值的记录。
无论您是刚刚开始还是正在加速组织的数字化转型之旅，都可能是时候重新评估和组织您的纸质记录库存了。
如果您希望控制遗留记录，请使用diy—不要自己动手。我们是来帮忙的。我们的智能排序解决方案是一个强大的选择DIY。